大学政策3001

弗吉尼亚法典第23条.第1-1301条，经修正，授予访问委员会制定有关该机构的规则和政策的权力. 第七节.第01(a)(6)条 访客委员会章程 授权校长执行校董会有关大学运作的政策及程序.

bet8体育娱乐入口已与联邦会计部和财政部就非工资支付的权力下放问题签署了一项谅解备忘录. 根据《bet8九州登录入口》，谅解备忘录将非工资单支付的操作委托给bet8体育娱乐入口，作为免除规则的计划的一部分, 规定, 以及财务和会计领域的报告要求.

联邦会计政策和程序(CAPP)手册，第20310节

横幅 -大学的集中学术和行政记录系统，允许用户查看和处理大学数据.

预算组主任 -在财务数据控制办公室备案的大学员工，对特定预算代码具有签字权和财务管理责任.

与业务有关的开支 -与职能部门的运作直接有关的开支(例如.e.、学校、部门、行政区域等.)，以履行其作为大学整体使命一部分的既定使命或目标(例如.e.教学、科研、公共服务、支持服务、设备运维等.).

基本建设项目(分类账7) -资金来源包括国家拨款, 收入债券, 辅助服务, 指定用于学校设施建设和资本改善的资金.

联邦教育及一般基金(分类账1) -资金来源包括国家一般拨款, 学费、教育费和一般费用, 比如入场费, 孩子们的学习 & 研究中心费用，以及成绩单费用.

联邦辅助事务基金(分类账3) -资金来源包括学生活动费, 自创收入及销售货品/服务, 比如食宿收入, 停车费及罚款, 以及学生健康中心的费用.

自由支配及捐赠基金(分类账6) -资金来源包括捐赠收入, 捐赠基金的利息收益, 书店和贩卖机佣金.

补助金及合约(分类账5) -资金来源包括国家, 联邦, 及私人补助金, 合同和其他外部资助的项目.

地方辅助服务基金(分类账4) -资金来源包括学生活动费, 自营收入和商品/服务销售, 比如校际体育赛事的门票销售, 娱乐和校内项目费用, 还有学生组织的会费.

合理的费用 -谨慎的商人为代表弗吉尼亚联邦的公共机构获得特定商品或服务而花费的金额.

和解 -根据源文件对横幅账户信息进行系统审查，以验证所有交易都是准确和适当的, 并确定尚未公布的费用，同时确保账户不会超支.

奖学金及研究金(分类账8) -资金来源包括联邦学生贷款和援助, 国家拨款, 礼物/捐赠基金, 以及指定用于学生经济援助的大学基金.

本政策适用于预算股主任或其指定的负责监督或行政监督预算的人员, 通过基金或组织在大学财务会计系统中的收入和/或支出.

预算单位主任负责并负责与各自部门/学院或单位有关的所有预算和财政事项. 当一项财政事务直接使预算股主任(例如.g.(如差旅费)，预算股主任的直接主管必须批准此类交易.

预算单位主任负责管理联邦和大学提供的资金, 并确保它们被用于最好地服务于大学及其使命. 这些职责包括:

• 对资金的使用进行充分规划，并在开始任何支出行动之前确定资金的可用性;
• 审查并确保所有资金的使用符合联邦和/或大学的政策，并有适当的文件记录;
• 确保资金用于预期用途，并与大学的使命有关;
• monitoring expenditures to ensure they do not exceed budget authority; and
• 每月进行预算账户对账.

每个班纳帐户的对账对维护大学记录的完整性很重要. 对账是有效的内部控制环境的重要组成部分，确保在横幅上记录的交易是合法的, 完整的, 有足够的文件支持, 并及时记录.

预算单位主任可以委托签字权. 授权签署权并不减轻预算股主任确保支出适当性和遵守联邦和/或大学政策的责任.

预算单位主任不遵守这些政策和程序可能导致财政权力被撤销, 个人责任, 和/或纪律处分.

由联邦教育基金和普通基金资助的某些支出, 联邦辅助服务基金, 和地方辅助服务基金必须遵守联邦会计政策和程序(CAPP)。. 其他由当地酌情支付的费用, 礼物基金, 助学金必须符合大学的财务政策和程序, 当可适用, 按照捐赠人确定的具体标准, 委托人, 或者其他外部实体. 在所有情况下, 支出应合理，并有利于大学及其使命.

允许和不允许的业务费用的例子和适当的资金来源如下:

允许(英联邦E)&G和辅助业务:分类账1、3、4和6(基金):

• 在联邦指导方针内直接支持大学使命的必要和合理的运营支出;
• 在英联邦旅行指南范围内的必要和合理的旅行支出;
• 为大学举办的特别会议或活动提供合理的餐饮服务;
• 采购办公设备和用品;
• 专业组织的会员资格，当其会员资格将给该机构带来直接利益时;
• 有明确商业目的的奉献和大学赞助的活动, 具体地说, 筹款, 社区参与, 或招待大学的客人;
• 购买用于人力资源部批准的员工表彰计划或学生表彰活动的物品;
• 办公室植物和艺术品/墙壁装饰，如果它们有助于办公室或建筑物的专业外观，并位于公共/公共区域;
• 订阅网站登录期刊, 为履行职业责任而必须订阅的期刊和杂志. (注:应邮寄至ODU办公室);
• Funeral attendance travel expenses for one employee selected by the 总统 or designee; and
• 为外部工作人员提供瓶装水，或在建筑物内可用的水对员工健康有害时为员工提供应急供应.

允许(本地自由裁量/赠与:仅限分类账6资金):

• 超出英联邦旅行准则的必要和合理旅行支出;
• 合理的运营支出，直接使大学受益，超出联邦指导方针;
• 事业宗旨明确并形成文件，经会长批准的社会团体的成员资格;
• 服务年限庆祝活动(与该职能有关的费用应与退休人员的服务年限和在机构内的职位成比例);
• 招待会, 娱乐, 酒精饮料, 咖啡, 或有明确商业目的的办公活动;
• Gifts and flowers for funerals, hospitalizations or University-approved events; and
• 票, 礼品和鲜花种植活动的目的是筹款和社区参与. 这些购买需要一份声明，说明购买的场合, 收件人, 商业目的.

所有基金均不允许:

• 任何不利于大学的开支;
• 旅行时非必要的、不合理的住宿，如“豪华”住宿;
• 为特别会议或活动提供过多的食物/饮料服务;
• 礼品卡、礼券;
• 个人信用卡利息;
• 为上述各节以外的任何其他目的购买的鲜花和礼品(e).g.，节日，“谢谢你”，生日，婴儿洗礼，秘书节，老板节等.);
• 购买非学校或个人使用的货物或服务，或由学校以外的组织使用;
• 清洗工作时所穿的个人衣物;
• 当会员资格不会给该机构带来任何直接利益时，该组织的会员资格. 例如，成为健身俱乐部或健身房的会员;
• 对外部组织的捐赠或捐款(最高50美元的捐款可以作为葬礼鲜花的替代，但需要行政主管副总统的批准，并使用当地的自由裁量或捐赠资金);
• 可以挂在大学办公室但不被视为大学财产的个人照片的相框;
• 个人肖像，不论是否由大学保留, 除非事先得到主管该地区行政事务的院长或副校长的批准;
• 支付任何类型的雇员津贴(i.e.租金、停车费、保险费等.)，但事先经主管行政的副院长批准的除外.
• 机动车违章行驶和停车罚单;
• 外部法律服务, unless prior approval has been obtained from and documented by the Office of the 大学法律顾问; and
• 任何可能违反大学利益冲突政策的支出.

应付账款办公室负责确保大学的所有付款都按照各种政策和程序进行处理, 包括内部收入规定, 国家编码要求, 及时付款. 预算单位主任必须遵守这些政策和程序，这些政策和程序可在 财务应付帐款办公室网站.

预算单位主任负责每月一次就上个月的交易和预算活动正式对账. The 预算组主任 can delegate all or a portion of this monthly reconciliation to other qualified personnel; however, 预算股主任最终负责执行分配给其部门或组织的所有资金的每月对账，并负责保存文件证据.

对账:

• 不迟于当月结束后30天执行.
• 包括将横幅数据与部门记录和子对象代码级别的所有事务的支持文档进行比较.
• 记录任何不一致之处，包括错误的费用或贷记或未完成的交易. 对账事项应在30日内及时解决.
• 确认预算账户在既定的预算权限内，并且没有超支.
• 由预算单位主任或指定人员(批准人)证明:
  • 编制人和批准人都应在对账表上草签并注明日期，以证明所有已提交的交易都是适当的, 必要的, 并有部门内部保留的文件支持.
  • 同一个人不能既是准备者又是批准者.

应制定部门程序，确保授权付款的交易已被确认, 已查明任何不适当或不准确的支出, 征收的税收已经存入银行. 核对程序应确认交易已按正确的金额记录在适当的帐户(基金)中, 组织和子目标代码).

如果在每月的对账中, 发现不正常或可疑的欺诈交易, 应采取适当的行动 政策3003:发现、调查和报告欺诈、浪费和滥用.

适用的记录必须保留，然后按照 联邦记录保留时间表.

财务助理副校长/大学财务总监

美国国税局关于礼品的规定

维吉尼亚州人力资源管理部-国家服务年限表彰员工

大学政策1060 -专业或民间组织和社会俱乐部的机构和个人会员资格

大学政策3003 -检测，调查和报告欺诈，浪费和滥用

大学政策3400 -固定资产控制

采购事务部的政策和程序