大学政策1007

弗吉尼亚法典第23条.经修订的第1-1301条; 授予访问委员会制定有关该机构的规则和政策的权力. 第七节.第01(a)(6)条 访客委员会章程 授权校长执行校董会有关大学运作的政策及程序.

AlertTraveler™ -这是一款手机应用程序，它利用个人的旅行行程提供国家和城市的信息，帮助旅行时做出明智的决定, 安全警报，让旅行者知道任何可能影响旅行或安全的事件, 以及一个即时检查选项，允许旅行者在发生事故时向旅行登记处的管理员和个人所在机构的旅行顾问报告他或她的状态.

全球参与中心 -负责协调活动的组织，重点是bet8体育娱乐入口的战略承诺，全校范围内的国际化. 全球参与中心(CGE)包括海外留学办公室, 签证和移民服务咨询办公室(签证), 英语语言中心, 以及风险管理办公室的顾问代表.

国内旅游 -在美利坚合众国的48个州，阿拉斯加，夏威夷和所有美国境内旅行.S. 领土.

全球旅行 -任何非国内旅行.

小组成员 -已登记或已注册的参与者, 项目员工(有薪和无薪教员), 工作人员, 或证明/批准的志愿者), 以及授权客人和家属. 团体成员资格可能受到大学旅游监督委员会(UTOC)的审查。.

ODU警报 -bet8体育娱乐入口的紧急警报和通知系统，能够向ODU教员传递信息, 工作人员, 还有学生的电子邮件地址, 固定电话和手机. 这些信息包括校园紧急情况以及校园和恶劣天气和关闭，因为它们与整个校园社区有关.

个人旅游 -从一个地方到另一个地方, 比如乘汽车, 火车, 飞机, 或私人船只, 家庭, 或其他与大学资助目的无关的目的.

项目的组织者 -负责整体组织团体旅行的人员或负责组织自己的大学支持旅行的个人. 除了, 项目组织者负责监督适当的团体章程，并遵守本规定和所有相关的大学政策.

认可的学生组织 -已完成注册程序且不以种族限制会员资格的学生组织, color, 宗教, 性行为(包括怀孕), 国家的起源, 年龄, 资深地位, 残疾, 政治面貌, 性取向或基因信息，除非法律允许. 基于性别限制成员资格的要求必须完全符合当前大学的规定, 状态, 以及联邦法律法规. 对一个组织的认可并不意味着大学对其目标的认可或反对, 目标, 以及组织的政策. 承认并不排除荣誉组织和专业组织根据明确制定和公布的标准限制其成员资格，这些标准已作为承认过程的一部分获得批准, 只要他们不以上述地位为由拒绝加入.

注册学生组织(RSO) -由大学生自愿组成的社团，与大学没有直接关系，但在完成注册文件后，有权享有某些特权，包括经营, 会议, 广告, 参加校园活动. 这包括在临时状态下注册的学生组织，即临时学生组织.

留学项目 -由全球参与中心管理的项目. 这些通常包括以下内容:教师主导的出国留学或出国留学项目, 经ge认可的附属机构或第三方机构提供的出国留学项目, 以及有正式协议并由ge管理的学生交换项目.

出国留学审批委员会 -由负责学院事务和战略计划的副教务长(或指定人员)任命的审批机构，由高级国际官员担任主席.

大学旅游监督委员会(UTOC) -由大学教职员工和行政人员组成的委员会, 由主管行政和财务的副总裁或其指定人员任命, 负责评估和批准前往医疗和安全问题严重的国家的旅行建议, 或者包含引起关注的活动的提案.

大学-支持ed旅行 -由大学支持的旅行，必须遵守bet8体育娱乐入口风险管理旅行政策(ODURMTP).

本政策适用于所有被批准参加大学资助的全球旅行的员工和学生(以下简称“团体成员”), 除了下面提到的. 员工包括所有员工, 管理员, 教师, 全职或兼职, 以及由大学支付报酬的机密或非机密人员. Students include all persons admitted to the 大学 who have not completed a program of 研究 for which they were enrolled; student status continues whether or not the 大学's programs are in session. 这一政策也适用于可能被禁止在联邦时期前往校园的游客, 状态, 本地或校园紧急事件. 访客包括供应商和他们的员工, 学生家长, 志愿者, 客人, 不请自来的客人, 以及所有其他居住在房产上的人, 租赁, 或以其他方式受大学控制.

这项政策不适用于与校际体育有关的旅行, 哪个是由合约旅行社管理的.

员工, 学生, 以及其他被批准的参与者, 参加由大学资助的全球旅行，必须使用 bet8体育娱乐入口旅游登记处 系统.

本保单承保的旅行包括:

• 通过全球参与中心(CGE)批准的海外学习计划旅行
• 旅行了, 管理, 有组织的, 并/或由大学学院资助, 学校或部门(学术或其他), 包括涉及申请过程和参与者选择的项目
• 花费大学经费的旅行, 包括补助金, 基金会资助, 奖学金, 非正式的经济奖励和/或经济援助
• 以任何身份代表学校旅行(学分或非学分)
• 旅行履行bet8体育娱乐入口的合同协议
• 为达到学位要求而进行的必要旅行
• 学分旅行(直接通过ODU或通过其他大学或认证项目转学)
• 为研究、实践、实习/实习、实地工作或会议而旅行
• 大学组织的服务学习之旅
• 在大学的赞助下进行巡回演出, 人道主义工作, 比赛(运动, 艺术, 等.到国外的附属教育机构出差
• 参加认可的学生组织
• 出国研究休假
• 教师和工作人员的旅行经费是支付的, 赞助, 报销, 或者由外部活动资助. 这种旅行可能会造成利益冲突，并可能被视为经济利益或礼物, 视情况而定.

与学校无关的出国研究休假的教师(及其家属)(不使用学校资金), 不代表大学, 等.)可以选择参加大学旅行注册计划和国际紧急医疗和援助服务保险.

本保单不包括的旅行包括:

• 大学商务国内旅行
• 个人旅游
• 注册学生团体旅游
• 学生旅行目的地与美国高铁.S. F节定义的国务院旅行咨询.4. (除非获得大学旅游监督委员会(UTOC)的豁免)
• 员工或学生前往疾病控制和预防中心(CDC)警告级别为3级或更高的目的地，如第F部分所定义.5. (除非UTOC给予豁免)
• 未经所在学院/系批准的本科生团体旅游, 并经出国留学审批委员会和/或UTOC批准, 如果需要
• 在大学发出疏散令之后, 大学员工或学生前往或在相关地理区域的旅行, 违背了学校的指示

1. 大学旅游注册处

   大学支持的全球旅行者必须在 大学旅游注册处. 的 大学 旅行的注册表 是否有一个限制访问的数据库，用于维护雇员和学生出于大学支持的目的在美利坚合众国以外旅行的关键旅行信息. 的 大学旅游注册处 是旅行者信息的官方和权威来源，构成联合国大学应急协议和通信战略(e.g., 提升报告, 警报, 警告, 疏散通知)，以应对影响大学支持的旅行者的关键事件或紧急情况. 的 大学旅游注册处 由风险管理办公室与全球参与中心(CGE)协调管理.

   的 AlertTraveler™ 应用程序是一个通知系统，可以下载到Android和IOS移动设备上，在紧急情况下提供警报. 除非另有说明，否则这对大多数旅行者来说是可选的. 有关更多信息，请参阅Alert Traveler FAQ.

2. 综合国际保险

   1. 大学支持的学生团体的所有成员都必须从大学批准的供应商处购买指定的紧急医疗和援助服务保险，无论他们可能有任何其他保险. 这使大学能够在发生疏散或其他紧急情况时统一响应整个群体的需求.

   2. 校友旅行的参与者和计划组织者应参考校友关系办公室制定的指导方针. 指 大学政策5101，海外教育 国际保险单; 如需进一步指引.

   3. 以符合保险要求, 大学已与一家保险公司签订合同，为健康/事故索赔提供紧急医疗和援助服务, 紧急安全疏散, 以及遗体的遣返, 在别人. 的 大学 insurance policy does not cover personal travel; individuals are strongly encour年龄d to purchase insurance against trip cancellation, 旅行中断, 以及个人财产损失.

      1. 所有参加海外留学项目的团体成员(无论是否获得学分)都必须购买由CGE管理的国际紧急医疗和援助服务保险. 大学政策5101，海外教育 国际保险单; 符合这个要求.

      2. 所有参加其他大学全球旅行的团体成员都必须购买国际紧急医疗和援助服务保险. 在大学旅行登记处注册确保旅行者进入该保险范围. 适用于有全球旅行者的部门, 注册由风险管理办公室管理，因此, 有国际旅行者的部门将在旅行后30天内收到部门间转移授权请求，以资助该保险.

      3. 参加任何类型的大学支持(学分或非学分)或全球教育活动的学生都需要从大学批准的供应商处购买指定的国际紧急医疗和援助服务保险单. 这包括公认的学生组织.

      注册的学生组织或其他有特殊兴趣的学生团体不是大学支持的，因此不符合上述覆盖条件. 我们强烈鼓励这些学生团体为每次旅行的所有参与者独立获得保险. 大学风险管理办公室可以协助承保. 查询保险范围, 索取资料的要求应在预计旅行日期前不迟于45天发出.

3. 全球旅行高架警告、通知和限制

   大学旅游监督委员会(UTOC)是一个由大学各重点单位的教职员工和行政人员组成的委员会, 由主管行政和财务的副总裁(或指定人员)任命. 委员会评估和批准前往医疗和安全问题严重的国家的旅行建议, 或者包含引起关注的活动的提案. UTOC成员包括国际招生办公室(OIA)的代表。, CGE, 学生参与和注册服务(SEES), 大学通信, 风险管理, 应急管理, 法律顾问, bet8体育娱乐入口研究基金会, 大学警察, 学术事务, 研究, 人力资源, 金融, 以及学术部门. 在与旅行有关的紧急情况或危机的情况下, UTOC负责执行这项政策和相关程序，并向总统内阁提出建议.

   关于旅行建议, 警报, 通知, 和限制, UTOC负责利用全球旅行登记册和其他资源提供的信息协调应急和危机应对工作.

4. U.S. 国务院高级旅行警告

   1. 学生旅行:学校不支持学生参加在美国的教育活动.S. 美国国务院发布了4级旅行建议(禁止旅行), 或者去一个国家的任何地区, 持续的, 或者短暂的健康, 安全, 或者安全问题(例如.g., U.S. 国家旅行建议三级或疾病控制和预防中心(CDC)二级或三级, 或其他与大学有关的特殊安全问题). 学生将不会获得大学的赞助，包括学术课程的学分, 经济援助和奖学金, 研究经费, 或者在未经批准的情况下前往这些国家参加课外活动. 所有旅游建议均会定期更新，并可于 U.S. 美国国务院网站. 请参阅第6节，了解有关提交申请/豁免以批准前往禁区旅行的信息。在开始申请程序之前，学生需要联系CGE的工作人员，以确保申请/豁免是有保证的.

   2. 教师/员工全球旅行:学校不支持教师和员工在美国的旅行活动.S. 美国国务院发布了4级旅行建议(禁止旅行), 或者去一个国家的任何地区, 持续的, 或者短暂的健康, 安全, 或者安全问题(例如.g., U.S. 国家旅游警告三级或疾病预防控制中心二级或三级, 或其他与大学有关的特殊安全问题). 如果未经批准前往这些国家，教职员工将无法获得大学的支持. 所有旅游建议均会定期更新，并可于 U.S. 部门 官方网站. 有关申请批准前往禁区旅行的信息，请参见第6节.

   3. UTOC保留随时撤销其批准的权利, 申请批准的条件是否有重大变化. UTOC还负责建议是否暂停正在进行的或先前批准的重大健康项目, 安全, 或者随时提出安全问题.

5. 美国疾病控制与预防中心(CDC)旅行健康通告

   1. 国内旅游建议. 参加学校支持的活动的小组成员禁止前往美国.S. 城市，县或州，或来自美国大学的学生.S. 疾控中心发布国内旅行警告的城市、县或州.

   2. 全球旅游警告. 参加大学支持活动的小组成员禁止前往疾病预防控制中心发布警告3级旅行通知的国家或UTOC认为不适当的其他地区的国家或进入大学. 这适用于大学编程的各个方面，无论是教育方面的, 研究, 或外展. 在特殊情况下, 各部门可以向UTOC申请豁免，允许重要的旅行. 豁免可以申请，但不能保证，可以随时撤销, 随着情况的发展.

6. 豁免的请求

   豁免前往限制地区的申请需要将以下信息发送至 TravelRisk@dilidally.net. 的 豁免申请表格 必须包括以下信息:

   • 旅行者与bet8体育娱乐入口的联系
   • 旅客从出发地开始的完整行程
   • 理由例外是合理的
   • 旅行者和赞助部门的缓解措施
   • 计划缓解的执行机制
   • 其他有关资料

   进一步, 期望接收任何人(学生)的大学院系, 客人, 来自被CDC发布三级旅行警告的国家的访问学者，必须在抵达前至少30天以书面形式通知UTOC.

   如果在疾病预防控制中心发布国内旅行咨询或警告3级旅行通知时，有任何大学支持的旅行者已经在受影响地区, 或大学将国内或国际地区确定为旅行者的医学高风险地区, UTOC将立即建议这些旅客离开受影响地区. 个人可以向UTOC申请豁免(根据委员会的要求提供适当的文件)，以继续在现场进行活动. 返回美国的旅客.S. 来自一个有国内旅游咨询的地区, 美国疾病控制与预防中心发布了三级旅行警告, 或由UTOC另行确定的区域, 在规定的隔离期内疾病无症状后，方可返回大学校园或参加任何活动. 在确定无症状所需时间时，大学将使用疾病预防控制中心和弗吉尼亚州卫生部的指导方针.

   有关本政策规定的进一步指导，请联系风险管理办公室.

7. 学生旅行的额外要求

   国际旅行者(见7).a.)和旅行组织者(见7).b.)应在与组织者接触之前讨论他们与CGE的所有学习经历的计划，以确定大学的覆盖范围和参与度. 专家组将通知UTOC计划前往可能受第F节约束的地点的此类旅行. 3-5关于提升顾问、通知和限制.

   1. 大学-支持ed旅行

      大学支持的大学生海外教育项目包括为学生团体设计的海外项目和为学生个人设计的海外项目(可能包括教师指导的项目), 比如研究生和本科生的暑期研究经历或实习经历, and programs governed by a student exchange agreement or a contract between the 大学 and a foreign 大学 or third-party provider; these may or may not be undertaken for credit). 大学员工组织或领导学生个人或学生团体进行非学分和有学分的大学支持的海外教育经历，他们的项目建议必须事先由项目所在学术或业务部门的院长或指定管理员审查和批准. 除了, 所有出国留学项目必须遵循CGE程序，并获得出国留学批准委员会(SAAC)的最终批准。. 该委员会由负责学院事务和战略计划的副教务长(或指定人员)任命，并由高级国际官员担任主席. 它由至少三名代表多个学院的教员/教员管理人员组成, 全球参与中心副主任兼海外留学协调员. 委员会将根据需要与适当的行政机构协商，并审查拟议的和现有的项目，以确保大学提供满足学生学术需求的出国留学机会, 教职员工和所有出国留学项目在教学质量方面保持标准, 支持服务, 与这些领域的大学标准保持一致，并符合大学政策和州及联邦法律. 为此目的, SAAC将评估与ODU留学项目相关的一系列问题, 双边交流协议, 以及第三方关系, including: academic alignment with the ODU curriculum; added value of program site; health, 安全, and security; recruitment, 参与者选择, 入学, 取向, 参与, and re-entry programming; financial man年龄ment; responsibilities of 教师 and 工作人员; institutional responsibilities; geographic representation; institutional liability; and host country considerations.

      参加海外留学项目的学生有责任遵守中国留学中心制定的现行程序. 不遵守规定的学生可能面临以下情况:(1)学生记录将被保留, (2)被排除在该计划之外，并失去不可退还的押金和付款, 和/或(3)失去在国外学习一学期或一学期的大学经济资助.

   2. 学生团体旅行-活动组织者和参与者的责任

      为学生团体参与(团体定义为不止一名学生)而设计的大学支持的全球旅行(学分或不学分)项目组织者和参与者必须符合以下要求:

      1. 大学员工组织或领导学生个人或学生团体进行非学分和有学分的大学支持的海外教育经历，他们的项目建议必须事先由项目所在学术或业务部门的院长或指定管理员审查和批准. 出国留学项目也将由国资委按照既定程序进行审核. 下一学年(秋季)的留学项目建议必须在6月1日前提交给SAAC, 春天, 夏季).

      2. Exceptions to these deadlines for all 研究 abroad programs may be considered on a case-by-case basis; 研究 abroad-related requests for exceptions should be submitted to the SAAC as soon as practically possible, 如遇本协议所述的任何可能属于UTOC监管的旅行，国资委将通知UTOC. 所有其他海外教育的例外申请应尽快提交给风险管理办公室.

      3. 留学项目审查应按照国家国资委的指导方针定期完成.

      4. 项目组织者负责遵循ODURMTP, 其中包含了相关的大学政策, 全球旅行指南, 收集和提交有关资料的程序.

      5. 项目组织者负责确保所有小组成员通过大学的授权供应商获得国际紧急医疗和援助服务保险.

      6. 另外, 小组成员必须遵守学校的健康管理准则, 安全, 以及风险管理办公室和应急管理办公室概述的海外安全问题.

      7. 学生参加者须自行缴付适当的学费及所有相关费用, 视情况(e).g.ODU费、项目费、CGE费/留学管理费等.)

      8. 活动组织者不得允许除经批准的团体成员以外的任何个人陪同活动.

         1. 适用于15人或以下的学生团体, 教师领导必须有一个既定的计划，以应对学生因受伤而无法继续与小组其他成员一起进行计划行程的情况, 住院治疗, 丢失护照, 等.)，同时在小组其他成员继续进行项目的过程中对他们进行监督. 这些学生必须由学院领导或其预先批准的指定人员陪同，直到能够重新加入小组或返回家园.

         2. 15人以上的团体, a second designated individual must always be available to assist in such circumstances; this individual can also be assigned additional duties to support the 教师 leader and may be drawn from 教师, 工作人员, 现场人员, 和/或研究生.

         3. 适用于30人以上的团体, 需要第三名指定人员, 超过45个则需要第四个, 以此类推，以15为增量.

      9. 为项目服务的个人必须通过合同协议，并由部门领导和指定的管理员或院长批准. 他们的职责必须明确界定，他们必须得到适当的培训. 项目组织者禁止有非odu学生，教师或工作人员(1).e.(如合作伙伴、家人、朋友)在活动/旅行期间陪同活动组织者. 如果有情有可原的情况，项目组织者可以向UTOC申请这一禁令的例外.

      10. 团队领导需要有一种有效的沟通手段(例如.g.(手机)，在紧急情况下可以随时联系他们. 在国际旅行中，必须使用国际手机服务，以便为团队领导提供服务. 项目组织者将有一个既定的沟通计划，解释所有小组成员在个人空闲时间和紧急情况下的协议和期望. 项目组织者必须为所有小组成员建立各自的应急响应责任，并清楚地传达这些责任. 重要的是，项目组织者要了解并定期监控风险管理办公室与他们保持联系的主要方式(目前是电子邮件)。.

      11. 当小组成员在国外时，如果发生紧急情况或事件(如.g.恐怖活动、自然灾害、公共卫生警报等.)发生可能危及计划的安全继续和/或团体成员的福祉, 所有旅行者都有责任联系他们的计划组织者和他们列出的紧急联系人，以确认他们的安全.

      12. 有资格领导海外学生项目, 个人必须每两年参加一次风险管理/应急管理项目组织者培训, 至少.

      13. 项目组织者必须在出发前向所有小组成员提供全面的出发前指导.S. 还有一个更有针对性的培训，在到达现场后两天内进行. 所有小组成员都必须参加.

8. 学生个人旅行-参与者的责任

   个别参加的学生(i.e.(不作为ODU小组的成员)参加大学附属的任何海外学习项目(i.e.(由学生交换协议、谅解备忘录或合同提供商管理)必须:

   1. 按照既定的程序，由ge提前审查和批准他们的项目.

   2. 通过大学授权的供应商购买必要的国际紧急医疗和援助服务保险或要求豁免. 这项豁免只适用于返回本国的学生, 由国籍或永久居留权决定, 并且他们已经在自己的国家建立了保险.

   3. 遵循这个ODURMTP, 其中包含了适用于全球旅行的大学政策和指导, 以及总务委员会所传达的程序.

   4. 遵守学校的健康管理指南, 根据ge概述/指示的海外安全与安保..

   5. 对于信用项目, 支付适当的学费和综合费用(如果相关), 项目费和CGE管理费.

   6. 参加由CGE提供的出发前培训.

   注:大学支持的学分全球教育项目必须是分级课程(A-F或P/F)。. 所有这些课程都必须计入学分. 在其他大学攻读学位课程的学生可以向CGE申请参加ODU教师主导的课程. 为了申请，他们必须以非学位学生的身份获得大学的录取资格，并符合该计划的所有入学标准. 希望参加为学生参与而设计的全球教育项目的非学生必须做同样的事情才能被考虑参与.

9. 非大学资助的学生全球旅行

   1. 大学学生或有特殊兴趣或需要的学生团体(包括注册学生组织), (与大学没有直接关系)是否可以选择参加非大学资助的全球教育项目, either through another 大学 or a third-party provider; however, 学校不能保证这些课程的质量和安全性.

   2. 大学的学生, 或者一群学生, 参加非大学支持的全球教育项目可以独立完成. 在他们缺席期间，学生将不会得到任何学校的支持或保险. 学校鼓励独立旅行者购买国际紧急医疗和援助服务保险以及旅行取消和个人财产保险. U.S. 建议市民向国家气象局登记他们的旅行 U.S. 国务院的智能旅行者计划 招生计划 出发前.

10. 前往校园

    在申报国民的情况下, 弗吉尼亚州, 区域, 或者校园紧急事件, 个人和/或学生参观任何大学场地或设施的资格, 教师, 由于强制执行社交距离，工作人员返回大学场地或设施可能受到限制, 自我隔离或隔离, 或必要的人员限制. 这可能包括大学强制关闭校园或部分关闭校园, 弗吉尼亚联邦, 或者联邦政府. 在这种情况下, UTOC和/或应急管理办公室, 在与总统内阁协商后, 将通过定期的信息传递和由大学通讯和 ODU警报.

11. 不遵守这一政策可能会妨碍大学在紧急情况下帮助旅行者的能力.

适用的记录必须保留，然后按照 联邦记录保留时间表.

企业风险管理执行董事

• 大学政策1051 -商务旅行政策